案件履歴メモをAIに渡して次回提案を作る手順｜整理・骨子・本文・確認まで

結論: 案件履歴メモは「整理 → 骨子 → 具体化 → 人の確認」の順でAIに渡す

案件履歴メモ（過去の商談メモや顧客対応の記録）を文章生成AIに渡すと、顧客の課題や注意点を整理し、次回の提案の方向性まで下書きさせることができます 1, 3。効果を上げるコツは、一度に完成原稿を作らせないことです。まず要件を整理させ、次に提案の骨子（設計図）を作らせ、最後に本文を具体化させます 2。

この記事を読むと、次のことができるようになります。

• 案件履歴メモから、顧客の課題・予算・時期・注意事項を整理する手順
• 次回提案の骨子と本文を作るための指示文（プロンプト）の型
• AIの出力を人が確認するときのチェック項目
• 小さく試して振り返る（PDCA）ための進め方

前提: 対象の業務と、用意するもの

対象とするのは、既存顧客や商談中の見込み客に次回どのように提案するかを考える業務です。営業担当者に限らず、経営者自身が顧客対応をしている場合にも使えます。

用意するものは次のとおりです。

1. 案件履歴メモ: 過去の商談メモや顧客対応の履歴です。出典では、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）に記録した履歴を使う例が紹介されています 1, 3。表計算ソフトや文書ファイルにまとめたメモでも、文章としてAIに渡すことはできます。
2. 文章生成AI: 出典では、ChatGPTやGeminiを使って提案の構成案や本文を作る方法が説明されています 2。
3. 確認する人: 顧客の実情を知っている担当者です。AIの出力が実態とずれていないかを判断します。

個人情報・機密情報の扱い: 案件履歴メモには、顧客の会社名、担当者名、連絡先、予算などが含まれることがあります。AIサービスに入力する前に、次の点を確認してください。

• 自社の規程で、そのAIサービスに顧客情報を入力してよいか
• 入力したデータがどのように扱われるか（利用する製品や契約の内容によって異なります）

判断がつかない場合は、会社名を「A社」に、担当者名を「担当者X」に置き換えるなど、固有名を伏せてから入力します。

さらに自動化したい場合（参考）

出典では、メモを手作業で貼り付ける以外の方法も紹介されています。

• kintoneは外部の生成AIサービスと連携でき、API（システム同士でデータをやり取りする仕組み）を通じて商談履歴をAIに渡し、要約や次回提案を生成させることができると紹介されています。ただし、これはベンダー自身による説明です 1。
• GoCoo!Agentは、Web会議や対面商談の音声を解析し、課題・予算・時期などの項目に分けて要約し、SFAやCRMのレコードに同期できるとされています 3。
• GENIEE SFA／CRMは、活動内容の解析や、過去の履歴にもとづくネクストアクション（次に取るべき行動）の提案ができるとされています 3。

まずは手作業で手順を試し、効果が見えてから自動化を検討する順番にすると、判断がしやすくなります。

手順1: 案件履歴メモから要件と注意事項を整理する

最初に、散らばったメモを「顧客の特性」と「注意事項」に整理させます。出典では、商談履歴を単なる記録で終わらせず、顧客の興味領域や購買傾向、提案の根拠、商談時の注意点へと変換する使い方が紹介されています 1。また、課題・予算・時期・競合懸念といった項目に分けて整理する例もあります 3。

1. 1つの顧客について、過去の商談メモを時系列に並べて1つの文書にまとめます。
2. 個人情報を伏せる必要があるかを確認し、必要に応じて置き換えます。
3. 次の指示文を入力し、そのあとにメモを貼り付けます。
4. 出力された整理表を、自分の記憶や記録と照らし合わせます。

指示文の例（架空）

あなたは法人営業の担当者を支援するアシスタントです。
以下の商談メモをもとに、顧客の情報を整理してください。
・項目：興味のある領域／購買の傾向／現状の課題／予算／導入時期／競合の懸念／商談時の注意事項
・メモに書かれていない項目は「記載なし」と書き、推測で埋めないでください。
・形式：表
（ここに商談メモを貼り付け）

「推測で埋めない」と明記しておくと、メモにない内容をAIが補ってしまったかどうかを見分けやすくなります。

出力例のイメージ（架空）

手順2: 次回提案の骨子（設計図）を作る

整理ができたら、いきなり提案書を書かせず、まず構成案を作らせます。出典では、「現状課題 → 解決策 → 導入効果 → 導入ステップ」のような骨子を先に作ると、後の作業が進めやすくなると説明されています 2。

指示文は、「主語（あなたは〜）」「目的」「条件」「形式」の4点をセットで書く「構造プロンプト」にすると、誰が実行しても同じ品質の骨子を再現しやすいとされています 2。

1. 手順1で作った整理表を手元に用意します。
2. 4点をそろえた指示文を書きます。
3. 整理表を添えて入力します。
4. 出てきた骨子の流れが、顧客の課題から自然につながっているかを確認します。

指示文の例（架空）

【主語】あなたは中小企業向けに提案を行う営業担当者です。
【目的】次回の訪問で、以下の顧客に業務効率化の提案をします。
【条件】下の整理表の課題と注意事項を必ず反映すること。資料は5ページ以内。決裁者向け。
【形式】「現状課題 → 解決策 → 導入効果 → 導入ステップ」の順で見出しと要点を箇条書き。
（ここに整理表を貼り付け）

あわせて、「次回の商談で取るべき行動を3つ挙げてください」と追加で尋ねると、ネクストアクションの案も得られます。出典では、過去の履歴や顧客の課題感からネクストアクションを提示する機能を持つツールが紹介されています 3。

手順3: 本文を具体化し、効果と事例を加える

骨子が固まったら、各セクションの本文を書かせます。出典では、構成案に「各セクションの本文も生成」と追加で指示すると、スライドの文面まで作れると説明されています 2。さらに、導入前後の比較（作業時間やコスト）、ROI（投資対効果）の目安、他社の導入事例を追加で指示すると、説得力が上がるとされています 2。

1. 骨子のうち、修正したい箇所を先に直します。
2. 「各セクションの本文を作成してください」と指示します。
3. 定量的な効果を加える指示を出します。
4. 数字と事例の根拠を、自社の実績資料で確認します（次の節を参照）。

追加指示の例（架空）

上記の構成に、導入効果を加えてください。
・導入前後の比較（作業時間、コスト）
・投資対効果の目安
・数値は「仮置き」と明記し、どの前提で計算したかも書いてください。

数値や事例を「仮置き」と明記させておくと、確認が済んでいない数字をそのまま顧客に出してしまう事故を防ぎやすくなります。

確認のしかた: 人が必ず見る4つのポイント

AIの出力は下書きです。顧客に出す前に、次の4点を確認してください。

なお、トーンについては、指示の出し方によって同じ内容でも印象を大きく変えられると出典で説明されています 2。

1. 整理表の各項目を、元のメモと突き合わせます。
2. 骨子の「現状課題」が、整理表の課題と一致しているかを確認します。
3. 数字と事例には、裏づけがあるかどうかの印を付けます。裏づけがないものは削除するか、置き換えます。
4. 提案相手を想定して声に出して読み、語調を調整します。

うまくいかない場面と対処

うまくいかないときは、原因の多くを入力か指示の側で見直せます。症状ごとに確認する点をまとめます。

• 出力が一般論ばかりになる: メモが短すぎる場合があります。課題や顧客の発言が具体的に書かれているかを確認し、足りなければメモ自体を補ってから入力し直します。
• メモにない内容が書かれている: 「記載なしは推測しない」という指示が入っているかを確認します。それでも出てくる場合は、AIの回答を鵜呑みにせず、該当箇所を削除します。
• 効果の数字がもっともらしいが根拠がない: AIが示した数字は、そのままでは使いません。自社の実績で置き換えるか、「目安」であることを明記します。他社事例も、実在して確認できるものだけを残します。
• 毎回の品質がばらつく: 主語・目的・条件・形式の4点がそろっているかを確認し、指示文をひな形として保存して使い回します 2。
• 自動連携の導入に手間取る: ツールによって連携の方法は異なります。まず手作業で効果を確かめてから、連携ツールの比較を始めます。

小さく試して振り返る（PDCA）

いきなり全顧客に広げず、少数の案件で試して効果を確かめます。

1. Plan（計画）: 次回の商談が近い顧客を2〜3件選びます。あわせて、「提案準備にかかった時間」と「確認で修正した箇所の数」を記録することを決めます。
2. Do（実行）: 手順1〜3を実施し、確認のチェックを通してから商談に使います。
3. Check（評価）: 準備にかかった時間、修正の量、商談での顧客の反応を記録します。
4. Act（改善）: 修正が多かった箇所に合わせて、指示文やメモの書き方を見直します。うまくいった指示文は、ひな形として社内で共有します。

記録表の例（架空）

メモの質が上がるほどAIの出力も使いやすくなるため、商談後にメモを残すときから「課題・予算・時期・懸念」を意識して書くようにすると、このサイクルが回りやすくなります。

出典・参考

• 【1】CRM × AIで顧客管理を最適化！売上アップにつなげるための具体的な使い方を解説| コムデックAIラボ
• 【2】営業資料はAIに任せる時代へ｜プロンプト例付きで“伝わる提案書”を最速で作る方法 – AI経営総合研究所
• 【3】営業向けAIエージェント比較20選 比較表や選び方、タイプ別おすすめ – BOXIL Magazine（ボクシル マガジン）