案件履歴メモ（過去の商談メモや顧客対応の記録）を文章生成AIに渡すと、顧客の課題や注意点を整理し、次回の提案の方向性まで下書きさせることができます 1, 3。効果を上げるコツは、一度に完成原稿を作らせないことです。まず要件を整理させ、次に提案の骨子（設計図）を作らせ、最後に本文を具体化させます 2。

この記事を読むと、次のことができるようになります。

• 案件履歴メモから、顧客の課題・予算・時期・注意事項を整理する手順
• 次回提案の骨子と本文を作るための指示文（プロンプト）の型
• AIの出力を人が確認するときのチェック項目
• 小さく試して振り返る（PDCA）ための進め方

前提: 対象の業務と、用意するもの

対象とするのは、既存顧客や商談中の見込み客に次回どのように提案するかを考える業務です。営業担当者に限らず、経営者自身が顧客対応をしている場合にも使えます。

用意するものは次のとおりです。

1. 案件履歴メモ: 過去の商談メモや顧客対応の履歴です。出典では、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）に記録した履歴を使う例が紹介されています 1, 3。表計算ソフトや文書ファイルにまとめたメモでも、文章としてAIに渡すことはできます。
2. 文章生成AI: 出典では、ChatGPTやGeminiを使って提案の構成案や本文を作る方法が説明されています 2。
3. 確認する人: 顧客の実情を知っている担当者です。AIの出力が実態とずれていないかを判断します。

個人情報・機密情報の扱い: 案件履歴メモには、顧客の会社名、担当者名、連絡先、予算などが含まれることがあります。AIサービスに入力する前に、次の点を確認してください。

• 自社の規程で、そのAIサービスに顧客情報を入力してよいか
• 入力したデータがどのように扱われるか（利用する製品や契約の内容によって異なります）

判断がつかない場合は、会社名を「A社」に、担当者名を「担当者X」に置き換えるなど、固有名を伏せてから入力します。

さらに自動化したい場合（参考）

出典では、メモを手作業で貼り付ける以外の方法も紹介されています。

• kintoneは外部の生成AIサービスと連携でき、API（システム同士でデータをやり取りする仕組み）を通じて商談履歴をAIに渡し、要約や次回提案を生成させることができると紹介されています。ただし、これはベンダー自身による説明です 1。
• GoCoo!Agentは、Web会議や対面商談の音声を解析し、課題・予算・時期などの項目に分けて要約し、SFAやCRMのレコードに同期できるとされています 3。
• GENIEE SFA／CRMは、活動内容の解析や、過去の履歴にもとづくネクストアクション（次に取るべき行動）の提案ができるとされています 3。

まずは手作業で手順を試し、効果が見えてから自動化を検討する順番にすると、判断がしやすくなります。

手順1: 案件履歴メモから要件と注意事項を整理する

最初に、散らばったメモを「顧客の特性」と「注意事項」に整理させます。出典では、商談履歴を単なる記録で終わらせず、顧客の興味領域や購買傾向、提案の根拠、商談時の注意点へと変換する使い方が紹介されています 1。また、課題・予算・時期・競合懸念といった項目に分けて整理する例もあります 3。

1. 1つの顧客について、過去の商談メモを時系列に並べて1つの文書にまとめます。
2. 個人情報を伏せる必要があるかを確認し、必要に応じて置き換えます。
3. 次の指示文を入力し、そのあとにメモを貼り付けます。
4. 出力された整理表を、自分の記憶や記録と照らし合わせます。

指示文の例（架空）

あなたは法人営業の担当者を支援するアシスタントです。
以下の商談メモをもとに、顧客の情報を整理してください。
・項目：興味のある領域／購買の傾向／現状の課題／予算／導入時期／競合の懸念／商談時の注意事項
・メモに書かれていない項目は「記載なし」と書き、推測で埋めないでください。
・形式：表
（ここに商談メモを貼り付け）

「推測で埋めない」と明記しておくと、メモにない内容をAIが補ってしまったかどうかを見分けやすくなります。

出力例のイメージ（架空）

手順2: 次回提案の骨子（設計図）を作る

整理ができたら、いきなり提案書を書かせず、まず構成案を作らせます。出典では、「現状課題 → 解決策 → 導入効果 → 導入ステップ」のような骨子を先に作ると、後の作業が進めやすくなると説明されています 2。

指示文は、「主語（あなたは〜）」「目的」「条件」「形式」の4点をセットで書く「構造プロンプト」にすると、誰が実行しても同じ品質の骨子を再現しやすいとされています 2。

1. 手順1で作った整理表を手元に用意します。
2. 4点をそろえた指示文を書きます。
3. 整理表を添えて入力します。
4. 出てきた骨子の流れが、顧客の課題から自然につながっているかを確認します。

指示文の例（架空）

【主語】あなたは中小企業向けに提案を行う営業担当者です。
【目的】次回の訪問で、以下の顧客に業務効率化の提案をします。
【条件】下の整理表の課題と注意事項を必ず反映すること。資料は5ページ以内。決裁者向け。
【形式】「現状課題 → 解決策 → 導入効果 → 導入ステップ」の順で見出しと要点を箇条書き。
（ここに整理表を貼り付け）

あわせて、「次回の商談で取るべき行動を3つ挙げてください」と追加で尋ねると、ネクストアクションの案も得られます。出典では、過去の履歴や顧客の課題感からネクストアクションを提示する機能を持つツールが紹介されています 3。

手順3: 本文を具体化し、効果と事例を加える

骨子が固まったら、各セクションの本文を書かせます。出典では、構成案に「各セクションの本文も生成」と追加で指示すると、スライドの文面まで作れると説明されています 2。さらに、導入前後の比較（作業時間やコスト）、ROI（投資対効果）の目安、他社の導入事例を追加で指示すると、説得力が上がるとされています 2。

1. 骨子のうち、修正したい箇所を先に直します。
2. 「各セクションの本文を作成してください」と指示します。
3. 定量的な効果を加える指示を出します。
4. 数字と事例の根拠を、自社の実績資料で確認します（次の節を参照）。

追加指示の例（架空）

上記の構成に、導入効果を加えてください。
・導入前後の比較（作業時間、コスト）
・投資対効果の目安
・数値は「仮置き」と明記し、どの前提で計算したかも書いてください。

数値や事例を「仮置き」と明記させておくと、確認が済んでいない数字をそのまま顧客に出してしまう事故を防ぎやすくなります。

確認のしかた: 人が必ず見る4つのポイント

AIの出力は下書きです。顧客に出す前に、次の4点を確認してください。

なお、トーンについては、指示の出し方によって同じ内容でも印象を大きく変えられると出典で説明されています 2。

1. 整理表の各項目を、元のメモと突き合わせます。
2. 骨子の「現状課題」が、整理表の課題と一致しているかを確認します。
3. 数字と事例には、裏づけがあるかどうかの印を付けます。裏づけがないものは削除するか、置き換えます。
4. 提案相手を想定して声に出して読み、語調を調整します。

うまくいかない場面と対処

うまくいかないときは、原因の多くを入力か指示の側で見直せます。症状ごとに確認する点をまとめます。

• 出力が一般論ばかりになる: メモが短すぎる場合があります。課題や顧客の発言が具体的に書かれているかを確認し、足りなければメモ自体を補ってから入力し直します。
• メモにない内容が書かれている: 「記載なしは推測しない」という指示が入っているかを確認します。それでも出てくる場合は、AIの回答を鵜呑みにせず、該当箇所を削除します。
• 効果の数字がもっともらしいが根拠がない: AIが示した数字は、そのままでは使いません。自社の実績で置き換えるか、「目安」であることを明記します。他社事例も、実在して確認できるものだけを残します。
• 毎回の品質がばらつく: 主語・目的・条件・形式の4点がそろっているかを確認し、指示文をひな形として保存して使い回します 2。
• 自動連携の導入に手間取る: ツールによって連携の方法は異なります。まず手作業で効果を確かめてから、連携ツールの比較を始めます。

小さく試して振り返る（PDCA）

いきなり全顧客に広げず、少数の案件で試して効果を確かめます。

1. Plan（計画）: 次回の商談が近い顧客を2〜3件選びます。あわせて、「提案準備にかかった時間」と「確認で修正した箇所の数」を記録することを決めます。
2. Do（実行）: 手順1〜3を実施し、確認のチェックを通してから商談に使います。
3. Check（評価）: 準備にかかった時間、修正の量、商談での顧客の反応を記録します。
4. Act（改善）: 修正が多かった箇所に合わせて、指示文やメモの書き方を見直します。うまくいった指示文は、ひな形として社内で共有します。

記録表の例（架空）

メモの質が上がるほどAIの出力も使いやすくなるため、商談後にメモを残すときから「課題・予算・時期・懸念」を意識して書くようにすると、このサイクルが回りやすくなります。

出典・参考

• 【1】CRM × AIで顧客管理を最適化！売上アップにつなげるための具体的な使い方を解説| コムデックAIラボ
• 【2】営業資料はAIに任せる時代へ｜プロンプト例付きで“伝わる提案書”を最速で作る方法 – AI経営総合研究所
• 【3】営業向けAIエージェント比較20選 比較表や選び方、タイプ別おすすめ – BOXIL Magazine（ボクシル マガジン）

結論: 展示会で配るチラシの構成案は、生成AIを「たたき台を作る係」として使うと効率よく作れます。手順は「ターゲットの課題を整理する → コピー案を複数出す → 構成案にまとめる」の3段階です。最後に、人間が事実と権利を確認してから印刷に回します。AIの出力をそのまま配布物にしない運用が前提です1, 3。

この記事を読むと、次のものが手に入ります。

• 課題整理・コピー出し・構成案作成に使える指示文(プロンプト)の型
• 著作権・パブリシティ権・景品表示法の観点で、配布前に確認する項目
• うまくいかないときの対処と、次回に活かす振り返りのしかた

用語メモ

• 生成AI: 指示した文章をもとに、文章や画像を作るAIのことです。
• プロンプト: 生成AIに入力する指示文のことです。

前提:始める前にそろえるもの

作業に入る前に、手元に次の4つを用意します。

1. チャット型の生成AI
   出典では、コピーや構成案の作成に ChatGPT や Gemini が使われています1, 2, 5。また、Claude Code をコピー生成の自動化に使う運用例も紹介されています9。
2. デザインツール(任意)
   出典では、AIで作ったプロンプトを Canva AI に入力し、デザイン案を作る流れが紹介されています5, 9。
3. 自社情報のメモ
   サービス名、強み、実績、価格、問い合わせ先をまとめます。いずれも事実として確認済みのものだけにします。
4. 利用規約の確認結果
   使うツールの商用利用の扱いは、ツールやプランごとに異なります。事前に確認しておきます9。

情報の扱いに関する注意

• 顧客名、商談内容、未公開の価格などの機密情報は、AIに入力しないようにします。
• ペルソナ(想定する顧客像)は、実在の顧客ではなく、属性レベルの架空像で書きます。

手順1:ターゲットの課題をAIで整理できるようにする

チラシの出来は、「誰の、どんな悩みに応えるか」で決まります。出典では、ターゲットの属性・悩み・自社の強みをプロンプトに書き込んでから、チラシ作成に進んでいます1, 5。

1. ターゲットの属性を書き出します(業種、役職、会社規模など)。
2. その人が現場で困っていることを、具体的な業務の場面で3〜5個書きます。
3. 自社の強みを、課題と対応づけて書きます。
4. AIに、課題の深掘りとチラシを見た瞬間の心理の変化を分析させます。

出典では、手順4の分析をプロンプトに含める例が紹介されています1。

入力例(架空)

あなたはBtoBマーケティングの担当者です。
以下のターゲットについて、展示会ブースで足を止める理由になりそうな課題を整理してください。
#ターゲット:製造業の中小企業、総務・経理の担当者
#現場の悩み:
・紙の申請書を毎月手で集計している
・ツールを入れたが社内で使いこなせていない
#自社の強み:導入後の社内定着を伴走支援する
#出力:課題を優先度順に5つ、それぞれ「なぜ困るか」を1行で

判断の基準

• 出てきた課題が、自社の強みで解決できるかを確認します。
• 解決できない課題は、チラシから外します。

手順2:訴求コピーを複数案ブレインストーミングする

AIに役割と書き方の型を指定すると、比較できるコピー案を一度に出せます1, 6。

用語メモ

• PAS: 問題提起 → 問題の深刻さを示す → 解決策、の順で書く型です6。
• AIDA: 注意 → 興味 → 欲求 → 行動、の順で書く型です6。
• CTA: 「ブースへお越しください」「資料請求はこちら」など、読み手に次の行動を促す一文です。

手順は次のとおりです。

1. 役割を指定します(例:「プロのコピーライター」)6。
2. 型(PASまたはAIDA)を指定します6。
3. 出力の形を指定します。メインコピー・サブヘッド・CTAの組み合わせと、文字数の上限を決めます6。
4. 5〜10案を出させます。
5. 手順1で決めた課題に合わない案を削ります。

出典では、ヘッドコピーとサブヘッドに文字数制限を設けて5案出させるプロンプト例が示されています6。

入力例(架空)

あなたはプロのコピーライターです。
展示会ブースで配るA4チラシのコピーを、PASの型で作ってください。
#課題:紙の集計作業に毎月時間を取られている
#強み:導入後の社内定着まで伴走する
#出力:メインコピー(15文字以内)+サブヘッド(40文字以内)+CTAを5案

判断の基準

• 2〜3メートル先から読めるかを基準にします。短く、課題が一目で分かる案を残します。
• 「必ず」「業界No.1」などの断定表現は、根拠を示せる場合だけ残します(後述の景品表示法の節を参照)。

手順3:チラシ全体の構成案にまとめる

コピーが決まったら、紙面の配置を構成案として整理します。出典では、A4サイズの指定や、キャッチコピー・ベネフィット・CTAの配置をAIに指示する例が紹介されています1, 2。

1. 構成要素を並べます。
   • キャッチコピー
   • 課題への共感
   • 強みとベネフィット(読み手が得られる利益)
   • CTA(ブース来訪・問い合わせ)
   • 連絡先
2. AIに、サイズと要素を指定して構成案を出させます2。
3. 画像のたたき台が必要な場合は、デザインツールに入力するプロンプトをAIに作らせます。デザインの雰囲気、レイアウト、画像のイメージを含めるよう指示します5。
4. デザインツールでデザイン案を複数作り、方向性の合うものを選びます。出典では、Canva AI で4〜6パターンから選ぶ流れが紹介されています5。操作手順は、利用する製品によって異なります。
5. 文字と画像を人の手で直します。出典では、この工程を「8割完成状態を100%に仕上げる」と表現しています5。
6. 印刷入稿の基準を確認します。出典では、300dpi、裁ち落とし3mm、フォント埋め込みが確認項目に挙げられています9。印刷会社の指定がある場合は、そちらを優先します。

構成案の例(架空)

画像生成についての注意
ChatGPTの画像生成は、画像内の文章を指定どおりにできないため、デザインイメージづくりに使うものだと出典では説明されています2。文字は、デザインツール側で入力し直す前提で進めます。

配布前に法的リスクを確認する

展示会チラシはビジネスでの利用にあたるため、私的使用の範囲を超えます。このため、著作権については特に注意が必要です3。配布前に、次の順で確認します。

1. 著作権(似ていないか)
   文化庁の見解として、既存の著作物との「類似性」と「依拠性」(既存作品をもとにしたこと)が認められる場合は、著作権侵害にあたると紹介されています3, 7。
   • 生成した画像や文章が、既存の作品に似すぎていないかを確認します。
2. プロンプトの書き方
   「○○風に」「○○のキャラクターのように」といった指示は、依拠性が疑われやすくなります。普遍的で一般的な表現にとどめるよう、出典で勧められています7。
3. 実在の人物に似ていないか
   著名人の肖像・氏名・声などには、人を引きつける経済的な価値(パブリシティ価値)があり、無断利用が問題になってきたと、経済産業省の報告書で整理されています4。
   • 生成した人物画像が、実在の人物に酷似していないかを確認します。
4. 表示が事実どおりか
   AIが作ったテキストには、事実と異なる箇所が含まれる場合があります1。
   • 実績、価格、サービス内容を、社内の資料と1つずつ照合します。
   • 広告表示のルールは、消費者庁が景品表示法と公正競争規約の解説資料を公開しています。迷う表現は、この資料で確認します10。
5. 記録を残す
   AIへの指示の履歴と、人が編集した過程を保存しておくと、他社からの権利侵害を主張された場合などへの備えになると、出典では説明されています7。

著作権侵害と判断されなくても起こりうるリスク
画風の酷似が批判され、公開が中止された事例も紹介されています3。法的に問題がないかに加えて、見た人がどう受け取るかも確認項目に含めます。

仕上がりを確認するチェックリスト

印刷に回す前に、次の項目をすべて確認します。

• [ ] 数字・実績・価格は、社内資料と一致していますか
• [ ] 根拠を示せない最上級表現(「最も」「唯一」など)は残っていませんか
• [ ] 画像に、特定の作品・作家・実在の人物を思わせる要素はありませんか
• [ ] 使用したツールの商用利用規約を確認しましたか9
• [ ] 解像度・裁ち落とし・フォントは、入稿基準を満たしていますか9
• [ ] プロンプトと編集履歴を保存しましたか7

うまくいかない場面と対処

小さく試して振り返る(PDCA)

最初から全工程をAIに任せる必要はありません。1回の展示会を単位にして、少しずつ改善します。

1. Plan(計画): 今回AIに任せる範囲を決めます(例:コピー案出しだけ)。あわせて、比較する指標を決めます(作業時間、ブースでの配布数、問い合わせ数など)。
2. Do(実行): 手順1〜3と法的チェックを行い、プロンプトを保存します。
3. Check(評価): 展示会のあとで、指標と現場の反応を記録します。来場者が反応したコピーと、素通りされた要素をメモします。
4. Act(改善): 反応がよかった課題設定とコピーの型を「自社用プロンプト」として残し、次回の出発点にします。

出典では、AIの導入で制作時間を大幅に短縮できたとする企業の実例が紹介されています9。ただし、これは1社の運用例です。自社で効果を判断するときは、手順1で決めた指標を、自社の数字で比べるようにします。

出典・参考

• 【1】AI(Gemini)一つでチラシを爆速で作成する方法 | DX学校 豊橋校 | ITに詳しくない中小企業に寄り添う学校
• 【2】ChatGPTをデザイン制作へ活用する方法とプロンプト例を紹介 | JAPAN AI ラボ
• 【3】生成AIで作った文章・画像は著作権侵害になる？侵害事例・対策・文化庁見解を解説【2026年】 | Legal AI Insight
• 【4】不正競争防止法における パブリシティ価値の保護に関する …
• 【5】AIでチラシ作成が変わる!? 2026年、広報担当者の参考になるAI活用のお話【第2回 制作編】【マーケティングブログ Vol.7】 | ほっとパル手箱WEB…
• 【6】ChatGPTでキャッチコピーを作る方法｜売れるコピーを量産するプロンプト術 – AIプロンプト活用ブログ
• 【7】AI生成物と著作権｜ビジネスに活かすメリット・注意点を解説｜ブログ｜映像・動画／3DCG・イラスト／音楽／ナレーション制作会社【ジーアングル】
• 【9】【2026年8月最新】AIチラシ作成ツールおすすめ7選｜無料で使えるCanva AI・ChatGPT活用法と業務効率化テクニック
• 【10】景品表示法 | 消費者庁

PCの初期設定手順書や、共通ソフトウェアの導入手順書は、生成AIでドラフト（下書き）を作り、更新することができます。成果を左右するのは次の3点です。

• 入力する情報の安全対策
• プロンプト（AIへの指示文）の組み立て方
• 人による実機検証と表記の確認

出典は共通して、AIの出力は参考・たたき台として扱い、最終判断は人が行うよう勧めています 1, 3, 5。

この記事で持ち帰れるものは次のとおりです。

• 手順書ドラフトを作る・更新するための手順と、プロンプトのひな形
• 表記ゆれ（同じ言葉が複数の書き方で混在すること）と誤記を確認する流れ
• うまくいかない場面と、その対処
• 小さく試して振り返るためのチェック表

前提：対象業務と、始める前に用意するもの

対象は、総務や情シス担当者が作る社内向けの手順書です。たとえば「新しいPCの初期設定」や「全社で使うソフトのインストール」などが当てはまります。

用意するものは次の4つです。

• 生成AIのチャットツール：社内で利用が認められているもの
• 対象業務の情報：作業の流れ（時系列）、使うツール、注意が必要な作業 5
• 既存の手順書：あれば集めておきます 5
• ソフトウェアの情報：ダウンロード方法、インストール手順、初期設定などの具体的な情報 2

手順1：機密情報が漏れないよう事前に設定・整理できるようにする

生成AIのサービスによっては、入力した内容が学習に使われる可能性があります。そのため、オプトアウト設定（入力データを学習に使わせない設定）や、履歴・学習をオフにできるかどうかを確認するよう、複数の出典が勧めています 5, 6, 9。

1. 使う予定のAIツールの利用規約とプライバシーポリシーを読み、入力データが学習に使われるかどうかを確認します 6。
2. 学習や履歴をオフにする設定、またはオプトアウト設定を適用します 5, 9。設定画面の場所は利用する製品によって異なります。出典では、ChatGPTの場合「設定」→「データコントロール」→「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする手順が紹介されています 5。
3. 確認した内容を、社内Wikiやガイドラインに一覧で記録します。たとえば「このツールは入力が学習に使われる／使われない」と書いておきます 6。
4. 手順書の素材から、AIに入力しない情報を取り除きます。社内のIPアドレス、シリアル番号、アカウント名、パスワードなどは、「（社内IPアドレス）」のような仮の表記に置き換えてから入力します。

入力前チェックの例

手順2：AIに渡すプロンプトを組み立てられるようにする

出典では、プロンプトに次の要素を入れることが勧められています 2, 8。

• 役割（ペルソナ）
• 目的と背景
• 具体的な指示
• 出力形式と制約

1. 役割を書く：「社内ITサポート担当者として」のように、AIにどの立場で答えてほしいかを指定します 8。
2. 目的と読者を書く：「IT初心者向け」「既存手順書の改訂」など、誰のために何を作るのかを示します 2, 5。
3. 章立てを書く：「ダウンロード方法」「インストール手順」「初期設定」のように、流れに沿った項目を並べます 2。
4. 出力形式を書く：「手順は箇条書き」「重要な注意事項は強調」「表形式」などを指定します 5, 8。
5. 素材を貼る：手順1で機密情報を取り除いた資料を、プロンプトの後ろに貼り付けます。

プロンプト例（架空）

あなたは社内ITサポート担当者です。
PC操作に不慣れな新入社員向けに、共通ソフト「(ソフト名)」の導入手順書の
「インストール」セクションを作成してください。
含める項目：1. ダウンロード方法 2. インストール手順 3. 初期設定
条件：
- 初心者にも分かる表現にする
- 手順は番号付きの箇条書き、1手順1操作にする
- 重要な注意事項は強調する
- 用語は「ログイン」「クリック」に統一する
以下の資料だけを根拠にし、資料にない手順は「要確認」と書いてください。
▼資料：
（機密情報を除いた手順メモ）

最後の行で「資料にない手順は『要確認』と書く」と指示しているのは、AIが資料にない内容を補ってしまうのを見つけやすくするための工夫です。

手順3：出力を直し、改訂時は差分で更新できるようにする

1. 出力を「内容の正確さ」「構成」「分かりやすさ」の3つの観点で読みます 5。
2. 誤字や細かな言い回しは、自分で直接直します 5。
3. 構成を変えたいときや大幅に直したいときは、追加の指示を出して作り直させます 5。
4. 改訂時は、手順書全体を作り直させるのではなく、変更点だけをAIに渡して、該当箇所の草案を作らせます。

改訂時の指示例（架空）

以下は現行手順書の「初期設定」節と、今回の変更点です。
変更点を反映した改訂版の節だけを出力し、変更した行の末尾に【変更】と付けてください。
▼現行の節：…
▼変更点：設定画面の項目名が「A」から「B」に変わった

手順4：実機で確かめ、最終判断できるようにする

生成AIの出力には、事実と異なる内容や、根拠のない内容（ハルシネーション）が含まれることがあります 8, 9。出典では、情シス分野ではAIが出した技術的な内容は参考程度にとどめ、最終判断は担当者本人が行うルールを設けるよう示されています 3。

1. 手順書を印刷するか別画面に表示し、検証用のPCで1手順ずつ実際に操作します。
2. 画面の表示名や項目名が、手順書の記載と一致しているかを確認します。
3. 手順2で「要確認」と書かせた箇所は、公式情報や実際の画面で必ず確かめます。
4. 問題がなければ、承認者と確認日を記録して公開します。

表記ゆれ・誤記を見つけて直せるようにする

複数の人が長い期間をかけて更新すると、表記ゆれが起こりやすくなります 1。出典に挙がっている例は次のとおりです。

誤記の例としては、助詞の誤り、ミスタイプ、ら抜き言葉、括弧の対応の誤りなどが挙げられています 10。

なお、AIによる抽出は網羅性が保証されません。結果は「候補の一覧」として扱うよう、出典で説明されています 1。

1. AIに候補を出させる：「以下の文章から表記ゆれの可能性がある語句を抽出し、候補ペアをリスト化してください」と指示します 4。
2. ルールを添えて精度を上げる：「サインイン → ログイン」のような統一ルールを一緒に渡します。出典の検証では、判断基準が明確なときは指摘の精度が高かったと報告されています 4。ただし、これは1つの出典での検証結果です。
3. 件数と位置を確認する：候補に挙がった語を、文書作成ソフトの検索機能で検索します。出典ではWordの場合の方法が紹介されており、件数と使われている位置を確認できます。そのうえで、どちらに統一するかを人が決めます 1。
4. 漏れを補う：AIが候補に挙げなかった表記ゆれは、検索だけでは見つかりません。用語統一辞書との照合、ルールベースの校正ツール（登録したルールで網羅的に検出するツール）、人による通読を組み合わせます 1, 10。
5. ルールを記録する：決めた表記は組織の用語統一辞書に記録し、次回以降のプロンプトでも使い回します 1。

用語統一辞書の例（架空）

うまくいかない場面と対処

• 存在しない手順や設定項目が出てくる：ハルシネーションの可能性があります 8, 9。資料にない内容は「要確認」と書かせ、実機で確かめます。
• 表記ゆれの指摘に漏れがある：AIだけでは網羅できません 1。表記ゆれの確認手順の4（検索・校正ツール・通読の組み合わせ）を省略しないようにします。
• AIが本文まで書き換えてしまう：出典は、本文の書き換えをAIに任せないという立場をとっています 1。「修正案を一覧で出すだけにし、本文は変更しない」と指示します。
• 機密情報を入力してしまった：まず社内のAI利用窓口に報告します。そのうえで、入力禁止の例を手順1のチェック表に追加します。窓口や担当部署は、あらかじめ明記しておくことが勧められています 3。

小さく試して振り返る（PDCA）

1. Plan（計画）：まず手順書を1本だけ選び、「作成時間」と「実機検証で見つかった誤りの数」を測ると決めます。
2. Do（実行）：手順1〜4と表記確認を、この記事のとおりに一度通して行います。
3. Check（評価）：AIの誤りが多かった箇所や、表記ゆれの漏れを記録します。
4. Act（改善）：見つかった問題をプロンプトのひな形と用語統一辞書に反映し、次の手順書に使います。

振り返りシートの例（架空）

出典・参考

• 【1】マニュアルの校正・表記統一に使えるAIプロンプト7選【コピペ可】 | マニュアル作成ならフィンテックス
• 【2】researcHR
• 【3】AI活用の社内マニュアルには何を記載すべき？必要な内容・作成手順・失敗例も解説 – AI経営総合研究所
• 【4】ChatGPTで表記ゆれを自動チェック！～AIによる校正支援の実力とは～ | TACT Creates
• 【5】【プロンプトあり】ChatGPTを用いた社内マニュアル作成の5ステップ徹底解説｜SHIFT AI TIMES
• 【6】情シスのための生成AI入門①生成AIの活用と注意点 | 株式会社Runway labo.
• 【7】AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」 、表記ゆれチェッカーをリリース ~契約書校正機能をアップデート~ – 株式会社LegalOn Techn…
• 【8】【2026年版】情シス向け！Chat GPTを120%活用するプロンプトまとめ8選 | OPTiM お役立ち情報 | OPTiM
• 【9】情シス業務を生成AIで効率化！事例・メリット・導入手順を解説 | 情報システム部の業務の代行・委託・アウトソーシング丨トータルITヘルパー
• 【10】日本語特化のAI文章校正ツール｜プロ向け – wordrabbit

問い合わせメールの一次対応では、AIに「要約」と「返信の下書き」を任せ、事実確認と最終調整は人が行います。この分担にすると、作業を速くしながら誤った案内を防げます。複数の出典が、AIの出力を下書きとして扱い、人が確認してから送る運用を勧めています2, 6。

この記事を読むと、次のことができるようになります。

• 問い合わせメールをAIで要約し、返信で触れるべき点を整理する
• 下書きを頼むときの指示(プロンプト=AIへの指示文)を4つの要素で組み立てる
• 文面のトーン(丁寧さや語調)を相手に合わせて整える
• 日付・金額などの誤りを送信前に見つけるチェック手順を回す
• 小さく試して振り返る(PDCA)ための記録の取り方を決める

前提:対象の業務と準備するもの

対象は、顧客からの問い合わせメールに担当者が最初に返信する「一次対応」です。長いスレッドを読み解いて返信を書く作業が中心になります。

準備するものは次の3つです。

1. メールの要約・下書きができるAIツール:出典では、メールソフトに組み込まれたAI機能(例:Outlookで使えるCopilot in Outlook)1, 3、対話型のAIチャット(例:ChatGPT)7, 8、返信文の自動生成機能を備えたメール管理システム6が挙げられています。
2. 最新の公式情報の置き場所:製品仕様、料金表、規約などです。AIの下書きと照らし合わせるのに使います。
3. 社内のAI利用ルール:AIに入力してよい情報と、入力してはいけない情報を決めておきます(後述)6。

個人情報・機密情報の注意:顧客名、電話番号、パスワード、未公開の社内情報などをAIに入力すると、情報漏洩のリスクがあります。これらは伏せ字にするか、入力しないようにします6。AIチャットに入力した情報は学習データとして使われる可能性があるため、固有名詞や数値はできるだけ伏せ字や仮の情報に置き換えてから入力するよう勧められています7。本格的に導入する場合は、データ保護が保証されたサービスを選ぶことが重要だとされています7。

手順1:問い合わせを要約して「返信で答えること」を確定させる

まず要約で全体像をつかみ、返信で答えるべき点を決めます。メール返信用のAIツールには、長いスレッドを要約し、返信で触れるべきポイントを書き出す機能があると説明されています6。やり取りが長く続いたスレッドでも、要約させれば数秒で要点をつかめ、返信の判断がしやすくなります1。

1. 問い合わせメール(またはスレッド)を開きます。
2. 個人情報や機密情報を伏せ字にします。メールソフト組み込み型など、社内ルールで認められたツールを使う場合は不要です。
3. AIに要約を指示します。メールソフトに要約ボタンがある場合は、それを押します。Copilot in Outlookでは、メールを開くと件名部分に「要約する」ボタンが表示されると紹介されています1。操作は利用する製品によって異なります。
4. 出てきた要約を読み、「顧客の質問」「困っていること」「返信で答えるべき点」に分けてメモします。
5. 必要に応じて「次に何をすればよいか」をAIに追加で質問します。要約を確認したうえでこうした質問をすると、対応方針の整理まで支援してくれると紹介されています1。

入力例(AIチャットの場合)

次の問い合わせメールを要約してください。
出力は「質問内容」「顧客が困っている点」「返信で回答すべき項目(箇条書き)」の3つに分けてください。
---
(伏せ字にしたメール本文)

確認の基準:要約に出てきた「回答すべき項目」が、元のメールの質問とすべて一致しているかを、元の文面と見比べて確かめます。

手順2:4つの要素で返信の下書きを依頼する

下書きを頼むときは、「役割設定」「受信メール」「返信の目的」「制約条件」の4要素を具体的に書きます。この形がメールディーラーの解説記事で紹介されています6。それぞれの意味は次のとおりです。

1. 手順1のメモから「返信の目的」を1文で書きます(例:「交換手続きの流れを伝え、必要書類を送ってもらう」)。
2. 文体・文字数・必ず入れる情報を「制約条件」として書き出します。
3. 4要素をまとめてAIに渡します。
4. 下書きを受け取ります。

入力例(架空の例)

あなたは家具販売店のカスタマーサポート担当です。
以下のお客様からのメールに返信する下書きを作ってください。

【受信メール】
(伏せ字にした本文)

【返信の目的】
商品交換の手続きの流れを案内し、注文番号と商品の写真を送ってもらう。

【制約条件】
・丁寧なです・ます調
・400字程度
・お詫びの一文を冒頭に入れる
・料金や日付は書かず、[要確認]と記入する

最後の行のように、金額や日付をAIに埋めさせず空欄で残す指示を入れておくと、手順4の確認箇所がはっきりします。これは誤りの出やすい項目を人が埋めるための工夫です。

プロンプトを書かない方法:ツールによっては、ワンクリックで返信案を作る機能や、承諾・保留・辞退など複数のパターンを同時に出す機能があると説明されています6。Outlookでも、短い文から下書きを作り、追加の指示を反映させられる例が紹介されています2。どの機能があるかは、利用する製品によって異なります。

手順3:トーンを相手に合わせて整える

次に、相手との関係に合った語調へ整えます。メール返信用AIツールでは、相手との関係性に応じて文体を自動で調整したり、カジュアル・フォーマルなどのプリセットからトーンを選んだりできると説明されています6。AIチャットでは、指示文に対象顧客に合わせたトーンを書き込む方法が紹介されています7。

ただし、AIの文章は整いすぎていたり繰り返しが多かったりして、冷たい印象を与えることがあります。そのため、冒頭の挨拶や相手を気づかう一文は、担当者が手で直すよう勧められています6。なお、この点は1つの出典での説明です。

1. 下書き全体の丁寧さが相手に合っているかを読みます(初めての顧客か、継続取引先か)。
2. ずれていれば、「もう少し柔らかく」「よりフォーマルに」とAIに再指示するか、プリセットを切り替えます。
3. 同じ言い回しの繰り返しを削ります。
4. 冒頭と結びの一文を、この顧客の状況に合わせて自分の言葉で書き直します。
5. 文面に自信がない場合は、AIの添削機能でアドバイスを受けます。Outlookでは、Copilotによる「コーチング」で作ったメールを添削してもらう例が紹介されています2。

直し方の例(架空)

• AIの下書き:「ご不便をおかけし申し訳ございません。ご不便をおかけしたことを重ねてお詫び申し上げます。」
• 直したあと:「届いた商品に傷があったとのこと、せっかくお待ちいただいたのに申し訳ございません。」

手順4:送信前に事実を確認して誤案内を防ぐ

AIは、事実ではない情報をもっともらしく出すことがあります。これを「ハルシネーション」と呼びます7, 8。誤った内容を顧客に送ると、社会的な信用の低下や経済的な損失につながる可能性があります7。

特に誤りが多いのは、日付・金額・製品の仕様・URLです。送信前に必ず人が事実を確認する運用を徹底するよう求められています6。また、AI単体では社内の最新仕様や独自ルールを把握していないため、仕様やサービス内容の記述は最新の公式情報と照らし合わせる工程を設ける必要があります8。

1. 下書きの中から、日付・金額・仕様・URL・手続きの条件に印をつけます。
2. 印をつけた箇所を、最新の公式情報(料金表、仕様書、規約)と1つずつ照合します。
3. URLは実際に開き、正しいページにつながるか確かめます。
4. 手順2で[要確認]にした空欄を、公式情報から埋めます。
5. 自社で約束できない内容(例:確約していない日程や補償)が書かれていないか確認します。
6. 伏せ字にしていた顧客名などを、正しい情報に戻します。
7. 全体を読み直してから送信します。

チェック表の例

注意書きを添える方法:誤情報を完全になくすのは難しいため、必要に応じて「本回答はAIが自動生成したものであり、正確性を保証するものではありません」といった注意書きを添え、顧客に最終確認を促す方法も挙げられています8。ただし、これは1つの出典が挙げている選択肢の1つです。人が確認して送るメールに付けるかどうかは、自社の方針で判断してください。

うまくいかない場面と対処

逆に、自社だけの複雑な事情や、判断が分かれるクレームへの対応は、AIの下書きをそのまま土台にしにくい場合があります。そのときは要約だけをAIに任せ、返信は人が書く分担に切り替えます。

小さく試して振り返る(PDCA)

いきなり全件に使わず、範囲を絞って試します。効果を確かめる数字は、出典に基づくものではありません。自社で記録して判断します。

1. Plan(計画):よくある問い合わせの種類を1つ選びます(例:配送状況の確認)。「1通あたりの作成時間」と「送信前の修正箇所の数」を記録すると決めます。
2. Do(実行):1〜2週間、その種類だけ手順1〜4で対応します。
3. Check(評価):記録を見て、時間が短くなったか、手順4でどの項目の修正が多かったかを確認します。
4. Act(改善):修正が多かった項目を、手順2の制約条件に書き足します(例:「送料は書かない」)。うまくいった指示文はテンプレートとして社内で共有し、次の種類の問い合わせへ広げます。

記録表の例

指示文を少しずつ直しながら、確認と送信の判断は人が持ち続けてください。そうすることで、速さと正確さを両立させやすくなります。

出典・参考

• 【1】OutlookのCopilotでメールの業務を効率化、要約や下書きはAIに任せよう：日経クロステック Active
• 【2】OutlookでAIを活用し誰でも簡単にメール業務の作業時間の削減と効率化させる方法【Outlook Copilot Windows DX 業務効率化 中小企…
• 【3】Outlook の AI メール アシスタント | Microsoft 365
• 【6】メール返信用AIツールおすすめ10選｜選び方とプロンプト術も解説｜【業界シェアNo.1】メール共有・メール管理システムのメールディーラー
• 【7】ChatGPTでメール作成・返信を効率化！プロンプトを活用場面別にご紹介 | 法人向け生成AIチャットのナレフルチャット
• 【8】ChatGPTでカスタマーサポートを効率化！プロンプト例や活用事例、注意点を解説 | HelpfeelのFAQお役立ち情報

結論から書きます。生成AI(文章などを自動で作るAI)で中途採用の求人票の初稿を作るときは、AIに頼む前の準備と、AIが出した原稿を人が確認する体制の2つが成果を左右します。生成AIは求人票のドラフトを短時間で作れる一方で、「思ったような文章が出てこない」「ありきたりな内容になる」という壁にぶつかる担当者も多いとされています 1。

この記事を読むと、次のことができるようになります。

• 自社の魅力と必須要件を、AIに渡せる形で書き出す
• AIへの指示文(プロンプト)を組み立てて、初稿を作る
• 初稿を「法令・表現」「事実」「選考との整合」の3つの観点で確認する
• まず1職種で試し、振り返って改善する

前提:対象の業務と用意するもの

対象は、中途採用の求人票(求人原稿)の初稿づくりです。最終的に掲載する文面は、人が確認して仕上げる前提で進めます。

用意するものは次のとおりです。

• 生成AIツール:汎用の生成AIとして、ChatGPTやGoogleのGeminiなどが挙げられています 7。求人媒体に組み込まれた専用ツールを使う方法もあります 6。
• 既存資料:過去の求人票、社内の職務記述書(担当業務や求める能力をまとめた文書)、自社の公式サイトや採用ページ 3, 7
• 募集職種について、現場の責任者や面接官と話せる時間

個人情報・機密情報の注意: 過去の求人票や職務記述書をAIに貼り付ける前に、在籍社員や過去の応募者の氏名など、個人が特定できる情報が含まれていないかを確認してください。未公開の事業計画や給与体系など社外に出せない情報も、削るか一般的な表現に置き換えてから入力します。入力した内容がどのように扱われるかは利用する製品によって異なるため、社内のルールや各サービスの利用条件を事前に確認してください。

自社の魅力と必須要件を書き出せるようにする

AIの出力の質は、最初に入力する内容に大きく左右されます 7。指示を出す前に、魅力と要件を自分たちの言葉で整理します。

魅力を書き出す

仕事内容や条件だけでなく、応募者に伝えたい魅力ややりがいを自分の言葉で書き出すことが、生成結果を良くするポイントだとされています 1。

手順

1. 募集職種の仕事内容と勤務条件を箇条書きにする。
2. 「この仕事ならではのやりがい」を1〜3行で書く。
3. 「会社として培ってきた強み(ノウハウや信頼など)」を書く。
4. 「働きやすさ(勤務時間や両立のしやすさなど)」を書く。
5. 書いた内容が他社にもそのまま当てはまらないかを読み直し、当てはまる場合は自社固有の事実(年数、取り組み内容など)に置き換える。

記入例(出典の例を参考にした形式) 1

必須要件を4つに分ける

求める要件をそのまま並べると、求人票に経験年数、業界経験、使用ツール、マネジメント経験などが並び、面接では書かれていない条件まで加わって「何となく足りない」と見送られる、という状況が起こり得ます 5。そこで、要件を「初日必須」「短期立ち上がり」「育成可能」「尚可」の4つに分けます 5。

手順

1. 今の求人票に書いている必須要件を、すべて書き出す 5。
2. 要件ごとに、次の問いに答える 5。
   • どの担当業務に必要か
   • 入社時点で必要か
   • 短期間で身につけられればよいか
   • 自社の育成やオンボーディング(入社後の受け入れ・立ち上げ支援)で補えるか
   • なくても役割を果たせるか
3. 答えに応じて、4つのどれかに分類する。
4. 「初日必須」に入れた要件について、なぜ必要かを1行で説明できるかを確認する。説明できない場合は、過去の採用慣行が残っているだけの可能性があります 5。

判断の例: 出典では、SaaS業界経験を必須にするなら「なぜ他業界の法人営業経験では難しいのか」を説明できる必要がある、と例示されています 5。一方で、その経験がなければ業務を任せられないのであれば、初日必須として残すべきとされています 5。目的は一律に条件を緩めることではなく、一つずつ理由を確認することです 5。

AIに指示を出して初稿を作る

汎用の生成AIを使う場合

指示文に「役割」と「条件」を入れるだけで、複雑な書き方は不要とされています 1。

手順

1. AIに役割を与える。例:「求人広告を何百本も手掛けてきたプロの採用コピーライター」 1
2. ターゲット像(経験や志向)を書く 1。
3. 前の節で整理した必須要件・歓迎要件を貼り付ける 1。
4. 勤務条件(勤務地、勤務時間、日数、給与)を書く 1。
5. 書き出した魅力(アピールポイント)を貼り付ける 1。
6. 送信して初稿を受け取る。
7. 気になる箇所に修正指示を出して書き直してもらう。

避けたい指示(NG例) 7

「営業職の求人原稿を、魅力的な感じで書いてください。若手が応募したくなるような内容でお願いします。」

この例は内容があいまいで、自社の情報も含まれていません。また「若手」という言い方は、後述する年齢に関する表現のチェックでも引っかかる可能性があります。

指示文の例(出典の型をもとに構成) 1

# 命令書
あなたは、求人広告を何百本も手掛けてきたプロの採用コピーライターです。
以下の情報を基に、ターゲットの心に響く求人票の原稿を作成してください。

# ターゲット
テレアポ経験を活かして、よりやりがいのある仕事を探している方。
Wワークや家庭と両立しながら働きたい方。

# 必須要件
・テレアポ経験
・基本的なPCスキル

# 歓迎要件
・BtoBでの営業経験
・広告業界での経験

# 勤務条件
勤務地/勤務時間/勤務日数/給与(自社の実際の条件を記入)

# 伝えたい魅力
(前の節で書き出した内容を貼り付け)

補助的な使い方: 職種について理解が浅い場合は、先にAIに仕事内容や求められるスキル、業界のトレンドを調べてまとめさせ、その結果を原稿づくりに活かす方法もあります 1, 6。例:「飲食店の店長候補の仕事内容、求められるスキルと人物像、業界のトレンドを調査してまとめてください。」 6。ただし、調査結果にも誤りが含まれる可能性があるため、自社の実態と照らして使ってください。

求人作成の専用ツールを使う場合

求人媒体に生成AIが組み込まれている場合もあります 6。例として、ビズリーチの「求人自動作成機能」は次の流れで使うと説明されています 3。手順はツールごとに異なります。

1. 人材イメージ(事業・業務内容や求める能力・スキル・経験を箇条書き)と、参照URL(公式サイトや採用ページなど)を入力する 3。
2. 提案された内容から、募集理由・背景、具体的な業務内容、ポジションの魅力を選ぶ(複数選択可) 3。
3. AIが仕事内容、応募資格、ポジション名、職種を自動生成して提案する。必要に応じて修正指示を出したり、参照URLを追加して再生成したりする 3。
4. 提案内容に修正指示や選択を行い、保存する 3。

専用ツールを使う場合でも、手順1の人材イメージには、前の節で4つに分けた要件を使うと入力内容がぶれにくくなります。

初稿を確認する:3つの観点

AIが生成した文章はそのまま使わず、人の目で確認する必要があります 6。次の3つの観点で、順番に確認してください。

観点1:法令・表現に問題がないか

AIは過去の文章データから学習しているため、無意識の偏見や差別的なニュアンスを含む表現を出力する可能性があります 6。

手順

1. 性別を限定・示唆する言葉がないか探す。
2. 年齢や世代を示す言葉(「20代」「若い」など)がないか探す。
3. 「絶対」「必ず」など、結果を保証する言葉がないか探す。
4. 国籍や属性で応募者を排除する表現がないか探す。
5. 迷う表現は削除するか、仕事内容や必要なスキルに基づく表現に置き換える。判断に迷う場合は、専門家や関係機関に確認してください。

観点2:事実と違う内容がないか

AIの出力には、誤った情報や事実と異なる内容が含まれるリスクがあります 6。

手順

1. 給与、勤務時間、勤務地、勤務日数を、社内の正式な条件と1項目ずつ照合する。
2. 仕事内容が、実際の業務と一致しているかを現場の責任者に確認する。
3. 会社の歴史、実績、制度など、自社に関する記述が正しいかを確認する。
4. 入力していない情報(制度や数字など)が書き加えられていないかを確認し、あれば削除する。
5. ありきたりな表現になり、自社独自の魅力が抜けていないかを見直す 1, 6。抜けていれば、書き出しておいた魅力の文言を戻す。

観点3:選考の基準と一致しているか

求人票だけを直しても採用は変わらず、選考の基準や候補者への伝え方にも反映する必要があるとされています 5。

手順(確認項目) 5

1. 求人票の必須要件と、面接官が実際に見ている要件が一致しているかを確認する。
2. 「尚可」と書いた要件を、面接で実質的な必須にしていないかを確認する。
3. 候補者に伝える仕事内容と、選考で確認する内容が一致しているかを確認する。
4. 見送り理由を、どの要件が足りなかったのかで説明できるかを確認する。
5. 「要件が足りない」ことと「任せたい役割と合わない」ことを分けて考えているかを確認する。

「カルチャーが違う」「もう少し上の人がほしい」といった言葉だけでは、次の候補者をどう評価するかが決まりません 5。面接官と求人票の内容を突き合わせる場を、初稿の確認と同時に設けると、ずれに気づきやすくなります。

確認シートの例

うまくいかない場面と対処

AIは文章のたたき台を作るのは得意でも、自社の事実や採用方針を判断してくれるわけではありません。何を必須とするか、何を伝えるかは、人が決める部分として残ります。

1職種で小さく試して振り返る

全職種の採用基準を一度に直す必要はなく、まずは募集中の1職種で試すことが勧められています 5。

Plan(計画)

1. 試す職種を1つ選ぶ。
2. 必須要件をすべて書き出し、4つに分ける 5。
3. 面接官が実質的に必須としている要件を確認する 5。

Do(実行)

1. 魅力と要件を入れた指示文でAIに初稿を作らせる。
2. 3つの観点で確認し、修正して掲載する。

Check(確認)

1. 直近の見送り理由を、合意した要件に当てはめて説明できるか確認する 5。
2. 候補者に伝えた仕事内容と、求めた要件が対応しているか確認する 5。
3. 初稿作成から掲載までにかかった時間や、修正が必要だった箇所を記録する。

Act(改善)

1. 修正が多かった箇所(例:魅力の書き方、要件の表現)を、次回の指示文や準備シートに反映する。
2. うまくいった指示文と確認シートを社内の型として保存し、次の職種に広げる。

AIを使って求人原稿を作成した企業で、応募数の増加や作成工数の削減といった成果が見られたという報告もあります 7。ただし、自社で同じ効果が出るかは、入力する情報の質と確認体制によって変わります。記録を残し、1職種ずつ確かめながら進めてください。

出典・参考

• 【1】求人広告や求人票の作成に生成AIを活用し業務効率化を実現!? | 採用ナレッジ | 株式会社内藤一水社
• 【3】「ビズリーチAI」を活用した「求人自動作成機能」を正式に提供開始
• 【5】中途採用が決まらないとき、「厳選採用」の前に採用要件を4つに分ける｜ゆうさん/人事
• 【6】求人作成に生成AI活用。ChatGPT用プロンプトもご紹介 | アットカンパニー
• 【7】【プロンプトつき】AIで求人原稿を作成する方法｜採用業務を効率化する生成ツール活用術 – 人事DXお役立ちサイト【株式会社アクシアエージェンシー】

月次試算表の初期分析では、生成AI(文章や表を作るAI)を「仮説の下書き係」として使えます。前期と当期の比較表を整え、機密を伏せ、条件をはっきり書いて指示すれば、増減の要約と要因の仮説を短時間で出させることができます。ただし、AIの出力は参考情報です。最終判断と異常値の確認は、人間が行う必要があります 3, 6, 8。

この記事で分かることは次の4つです。

• AIに渡す比較データの作り方(粒度のそろえ方と、二段構えの渡し方)
• 情報漏えいを防ぐ設定と、データの渡し方
• そのまま使える指示文(プロンプト)の型
• AIの出力の確かめ方、うまくいかない場面と対処、小さく試して改善する進め方

前提:対象の業務と、用意するもの

対象は、経理・管理部門が毎月行う月次試算表の初期分析です。具体的には、前期比較と増減要因の仮説出しを指します。前期比較とは、当期実績を前期実績と比べて、前年と違う今年のトレンドをつかむことです。予算を立てていない会社でも、前期実績は必ずあるため比較対象にできます 1。また中小企業は会社ごとの仕組みの個性が強く、他社と比べる経営指標はあまり意味がないことが多いとされます。そのため、自社の前期や前月との比較が基本になります 1。

用意するものは次のとおりです。

1. 会計システムから出力した、当期と前期の比較表 1
2. 部門別・商品別などの補助科目データ、または表計算ソフトで別に管理している明細(得意先別売上など) 1
3. 生成AIのチャットツール。出典ではChatGPTを例に説明しています 6, 7
4. 社内の情報管理ルールの確認。決算書の情報は機密性が高いため、運用ルールを整える必要があります 8

手順1:AIに渡す比較データを「同じ粒度」でそろえる

比較が成り立つには、2つの条件があります。①数値を細分化できること、②細分化した粒度(区分の細かさ)が前期と当期で同じであることです 1。たとえば当期は商品別、前期は部門別というように区分がずれていると、差異の原因を追えません。

一方で、実務の損益計算書(P/L)や貸借対照表(B/S)は、勘定科目が数十行から百行規模になります。これをそのまま貼ると、入力量の上限で途中で切れたり、細目に埋もれて分析が浅くなったりします 6。そこで、まず大分類で渡し、詳細は後から足す二段構えにします。

1. 会計システムから前期・当期の比較表を出力する 1
2. 売上高・売上原価・販管費・営業利益などの大分類に丸めた表を作る 6
3. 部門別・商品別の明細は、前期・当期で同じ区分になっているかを確認し、別ファイルに分けて取っておく 1
4. 複数年度を扱う場合は、全期間を一度に渡さず、3期分ずつに区切る 6

作成例(1回目に渡す大分類の表。数値は架空の例です)

手順2:情報漏えいを防ぐ設定をしてから、データを渡す

AIに入力したデータは外部サーバーに送信されます。そのため、決算データを不用意に入力すると漏えいのリスクがあります 8。データを渡す前に、次の手順で設定と加工を済ませます。

1. 学習をオフにする(個人向けプランのChatGPTの場合):Web版でプロフィールアイコンをクリックし、「設定」→「データコントロール」と進み、「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにします。この設定はアカウント全体に適用されます 6。
2. 匿名化する:社名や、会社を特定できる詳細な数値を伏せるか、データの一部を削除します 8。
3. 渡し方を選ぶ:スプレッドシートの共有リンクを直接読ませる方法は避けます。閲覧権限の設定によっては、意図しない範囲まで公開される可能性があるためです。必要な部分をテキストでコピーするか、CSVファイルに書き出してアップロードします 6。PDFのアップロードや、手で入力する方法も使えます 7。
4. 組織で使う場合の環境を検討する:ChatGPT Enterpriseなど、社内で管理された専用環境の利用も選択肢です 7, 8。

注意点が2つあります。学習をオフにしても、会話はチャット履歴に残ります。また、回答に高評価・低評価などのフィードバックを送ると、その会話全体が学習に使われる場合があります。財務データを扱う会話では、フィードバックを送らないようにします 6。

手順3:指示文の型を使って、増減分析と仮説を出させる

指示文には、次の4つを明記します。①役割、②目的、③出力形式、④制約です。特に「入力データにない数値は使わない」と書くと、もっともらしい作り話を抑えられます。「情報が不足していれば先に質問する」と書くと、誤った前提のまま分析が進むのを防げます 6。

1. 役割と目的を書く(例:「製造業を担当する財務アナリスト」「役員説明資料の下書き」) 6
2. 出力形式を指定する(結論は3行以内、根拠は「項目/当期/前期/増減率」の表) 6
3. 制約を書く(データにない数値は使わない、不足があれば質問を先に返す) 6
4. 手順1で作った大分類の表を貼り付けて送る
5. 数値の比較だけで終わった場合は、「示唆も加えてください」と追加で指示する 7

指示文の例(出典の型を、月次の前期比較向けに調整したもの)

あなたは製造業を担当する財務アナリストです。
社内の月次会議向け資料の下書きを作成する目的で、以下の月次試算表(当期と前期)を比較してください。

出力形式:
- 結論を3行以内で先に提示
- 根拠となる数値を表形式で(項目/当期/前期/増減率)
- 増減が大きい項目について、要因の仮説と、確認すべき資料を挙げる

制約:
- 入力データにない数値は使用しないでください
- 判断に必要な情報が不足している場合は、質問を先に返してください

【データ】
(ここに匿名化した大分類の表を貼り付け)

業界平均や市場データを一緒に入力すると、自社の強みと弱みを相対的に比べさせることもできます。その場合は、「参照した年度と出典を明記する」という制約も加えます 6。

手順4:差異の大きい科目だけを深掘りし、人が検証する

AIの仮説は、確認の出発点にすぎません。差異の大きい科目に絞って詳細データを追加し、原因を絞り込みます。前期比較で実態を追っていくと、当期の記帳の誤りが見つかることもあります 1。

1. AIの出力から、差異の大きい科目を1〜3個選ぶ
2. その科目の補助科目データ(部門別・商品別など)を、次の会話で追加して渡す 1, 6
3. AIが示した仮説を、伝票・契約書・現場への聞き取りなどで、1つずつ事実確認する
4. 会計処理の誤りがないかを確認する。たとえば多額の修繕費が計上されている場合は、本来は固定資産に計上すべきものを経費処理していないかを見ます 1
5. 確認した事実をもとに、人が結論をまとめる

確認のしかた:AIの出力をチェックする基準

AIは単純な増減率の計算は得意です。一方で、経営戦略や業界構造、会計方針の違いを踏まえない、単純化された分析になるおそれがあります 8。出力を受け取ったら、次の順で確認します。

1. 表の当期・前期の数値が、元データと一致しているか(転記ミスや、手入力時の誤りがないか) 7
2. 増減率を、表計算ソフトで検算する
3. 入力していない数値や事実が混ざっていないか
4. 仮説が自社の実情(会計方針の変更、一時的な取引など)と合っているか 8
5. 異常値の判断や企業固有のリスク評価を、財務担当者や専門家が二重チェックしたか 8

うまくいかない場面と対処

小さく試して振り返る(PDCA)

出典では、まず1件だけ基本的な分析を試し、その後に指示文のテンプレートを整えて運用する、段階的な進め方が紹介されています 7。これを月次業務に当てはめると、次のようになります。

1. Plan(計画):翌月の試算表で、大分類の前期比較を1回だけ試すと決める。確認役の担当者も決めておく。
2. Do(実行):手順1〜4のとおりに実施する。使った指示文は保存しておく。
3. Check(評価):AIの仮説のうち、事実確認で当たっていたもの・外れていたものを記録する。転記ミスの有無や、かかった時間も記録する。
4. Act(改善):外れが多かった原因(データの粒度、背景情報の不足、指示の曖昧さ)に合わせて、テンプレートを直す。翌月はその改善版で試す。

効果が出るのは、比較データの粒度がそろっていて、人による検証の手間を省かない場合です。AIは分析の下書きを速くする道具であり、判断の責任は人が持つ前提で使ってください 8。

出典・参考

• 【1】月次分析／経営指標よりも役立つ比較分析「中小企業の管理会計」初めて学ぶ実践講座 | ZEIKEN PRESS
• 【3】免費 AI 財務報表分析工具 – 分析資產負債表、損益表等更多報表 | Kuse AI Tools
• 【6】ChatGPTで財務分析を自動化｜再現性の高いプロンプト例と入力形式、法人利用のポイント – AI経営総合研究所
• 【7】ChatGPTで財務諸表の分析をする方法を解説！プロンプト例も紹介 | AI総合研究所
• 【8】ChatGPTで決算書分析を効率化するプロンプト5選 – Taskhub